Création de la convention

 

1 - Connexion à l’ENT

Connectez-vous à l’ENT, et authentifiez-vous avec votre login et votre mot de passe. Dans la rubrique « scolarité » cliquez sur Pstage.

 

2 - Création de la convention

Sélectionnez l’onglet « conventions de stage », puis choisissez « créer une nouvelle convention ». L’application recherche automatiquement les informations vous concernant.

 

2.1 - Ecran Etape 1 – informations étudiants

 

Vérifiez l’exactitude des informations et modifiez les si nécessaire.

 

Choix de l’affiliation de sécurité sociale : cliquez sur « en qualité d’étudiant » ou sur « étudiant étranger » si c’est le cas.

 

Dans le champ « veuillez choisir votre caisse d’assurance maladie », cliquez sur « caisse primaire d’assurance maladie ».

 

Validez et puis confirmez les informations sur l’écran suivant.

 

A la question, « le stage est-il en rapport avec une offre de stage ou d’emploi diffusée par l’université ? », répondre « non ».

En effet, les offres de stage ne sont pas gérées pour l’instant dans l’application Pstage.

 

2.2- Ecran Etape 2 – Recherche de l’établissement

 

Vérifiez si l’établissement existe déjà dans la base de données. Pour cela, saisissez la « raison sociale » : nom de l’établissement ou cliquez sur le bouton « numéro siret » et saisissez le numéro SIRET.

 

• L’établissement existe dans la base : Le sélectionner à l’aide de la loupe en bout de ligne et enregistrez le contact s’il n’existe pas.

 

• L’établissement n’est pas référencé dans la base : le créer en cliquant sur le de la question suivante

« L'établissement n'existe pas encore ? Pour le créer : »

 

Remplissez le formulaire et notamment tous les champs obligatoires signalés par une * pour les établissements français et les DOM-TOM :

 

Le numéro SIRET doit être saisi sans espace et comporter 14 chiffres. Ce numéro ne concerne que les entreprises françaises.

 

Le code NAF : il doit être renseigné quelque soit le pays de l’établissement d’accueil (il n’est pas obligatoire pour les pays étrangers) et être saisi sous la forme : deux chiffres, un point, deux chiffres et une lettre sans espace (ex : 84.22Z).

 

Vous trouverez le numéro SIRET et le code NAF sur les sites suivants :

www.manageo.fr ou www.societe.com 

ou les demander directement à l’établissement d’accueil.

 

Enregistrez le formulaire en cliquant sur le bouton « créer ».

 

Un écran récapitulatif s’affiche et vous permet de vérifier les informations saisies. Vous pouvez les modifier le cas échéant. Ensuite cliquez sur « sélectionner et continuer ».

 

2.3 - Ecran Etape 3 – Service d’accueil/lieu de stage

 

• Si le service existe déjà dans la base, cliquez sur « sélectionner »

 

• Si le service n’existe pas, vous devez le créer en cliquant sur «Pour créer un service : »

Saisissez le nom du service. Si l’adresse du service est différente de l’adresse de l’établissement, saisissez l’adresse du service.

Sélectionnez ensuite le service en cliquant sur l’icone « sélectionner ».

 

2.4 - Ecran Etape 4 – Tuteur professionnel

 

• Si le tuteur professionnel (maître de stage) figure dans la liste proposée, cliquez sur « sélectionner »

 

• S’il n’est pas proposé dans liste, cliquez sur « créer un contact : » et remplir le formulaire. Cliquez ensuite sur « sélectionner ».

 

Tant que la convention n’est pas validée, vous pouvez modifier ou supprimer ce contact grâce aux icônes modifier ou supprimer.

 

2.5 - Ecran Etape 5 – Contenu du stage

 

Renseignez toutes les informations concernant le sujet de votre stage et tous les champs obligatoires indiqués par une *.

 

• Type de stage : sélectionnez "obligatoire"

En effet, ce sont les stages prévus dans le cadre de votre formation (obligatoires ou obligatoires à choix parmi d’autres possibilités).

• Durée effective du stage : la durée du stage doit être conforme à l’habilitation du diplôme et ne doit pas excéder plus de 6 mois, conformément à la réglementation.

• Nombre de jours de travail hebdomadaires : 5 par défaut à modifier si nécessaire

• Temps plein ou temps partiel à préciser.

• Gratification : obligatoire si la durée du stage est supérieure à deux mois sauf cas particulier (collectivités d’Outre-Mer ou stage relevant de l’article L4381-1 du code de la santé publique).

La gratification est à exprimer en net sous la forme suivante : xxx.xx

 

• Choix de la langue d’impression de la convention. Sélectionnez obligatoirement français. Les conventions en langues étrangères seront prochainement disponibles.

Attention, si le stage se déroule dans un pays à risque, la convention est obligatoirement soumise à l’approbation et à la signature du Président de l’Université de Franche-Comté. Dès lors, prévoyez un délai supplémentaire pour la validation de votre convention.

 

Après avoir renseigné tous les champs, cliquer sur « valider ».

 

Vérifiez les informations figurant sur l’écran de confirmation des informations du stage et cliquez à nouveau sur « valider » si les informations sont correctes.

 

2.6 - Ecran Etape 6 – Recherche responsable pédagogique

 

Entrez le nom et prénom de l’enseignant chargé du suivi de votre stage et cliquez sur « rechercher ». Cliquez sur la loupe pour sélectionner l’enseignant chargé du suivi de votre stage et cliquez sur « valider ».

 

2.7 - Ecran Etape 7 – Représentant légal de l’établissement

 

Cliquez sur « sélectionner un signataire »

 

Choisir un service et un contact ou les créer à l’aide des icônes correspondantes.

 

Cliquez sur « valider ».

 

2.8 - Ecran Etape 8 – Récapitulatif de la convention

 

Sur cet écran apparaît l’intégralité des informations concernant votre convention qu’il convient de vérifier attentivement.

 

Vous devez apporter des modifications, cliquez sur le bouton « annuler » et allez modifier l’onglet correspondant (en haut de l’écran)

 

Les informations sont correctes, cliquez sur le bouton « Créer ».

 

L’écran suivant vous précise que votre convention a bien été créée et vous précise le numéro de convention qu’il conviendra de noter.

 

A ce stade, vous pouvez encore modifier votre convention grâce au menu en haut de l’écran. Vous pouvez imprimer le récapitulatif et la convention. 

 

 

COMMENT RECHERCHER, MODIFIER, SUPPRIMER VOTRE CONVENTION OU CRÉER UN AVENANT

Allez sur l’onglet « convention de stage » puis « visualiser mes conventions de stages ».

 

1 - Visualisation des conventions

 

Cliquez sur l’icône « Récapitulatif » pour visualiser la convention.

 

2- Modification de la convention

 

La convention n’est pas validée par la scolarité, il est toujours possible de la modifier en cliquant sur les onglets de votre choix

 

Si votre convention est déjà validée par la scolarité (réception du mail automatique), il n’est plus possible de la modifier. Vous devez alors créer un avenant.

 

3- Suppression de la convention de stage

 

Pour supprimer une convention de stage non validée, cliquez sur l’icône « récapitulatif » afin de la visualiser puis cliquez sur « supprimer ».

 

4- Création d’un avenant

 

Attention, la modification du lieu de stage n’est valable que pour un changement de service au sein du même établissement d’accueil. Si vous changez d’établissement d’accueil, il faudra refaire une convention.

 

• Rechercher la convention à modifier et allez sur l’onglet « avenant » situé en haut de la page.

• Cliquez sur « créer un avenant »

• Remplissez le champ titre de l’avenant (ex modification des dates, du lieu de stage, rupture de stage….). Le titre apparaîtra sur l’avenant final.

• Attendez quelques instants pour visualiser la suite du formulaire

• Choisissez le motif de l’avenant puis cliquez sur « créer l’avenant ».

En fonction du motif sélectionné, vous aurez à renseigner d’autres champs (ex changement de service, changement du tuteur, création d’un nouveau service ou d’un nouveau contact….)

 

La modification du lieu de stage peut entraîner la modification du tuteur professionnel (maître de stage).

 

• Cliquez sur « créer l’avenant ». Vous accédez au récapitulatif qu’il conviendra de vérifier.

• Cliquez sur « confirmer et enregistrer l’avenant ». La liste des avenants sera affichée.

 

A ce stade, il est toujours possible de modifier ou supprimer un avenant.

 

Si aucune modification n’est à faire, cliquez sur la loupe afin de valider et d’imprimer l’avenant.

 

 

Attention, un avenant validé ne pourra plus être modifié.

 

Contact en cas de difficultés lors de la saisie : agnes..fr

 

UFR Sciences juridiques, économiques, politiques et de gestion - 45 D avenue de l’Observatoire F- 25030 Besançon Cedex - tél. (33) 03 81 66 65 80 – fax : (33) 03 81 66 67 37 - http://sjepg.univ-fcomte.fr - .fr